Contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores e são de grande importância, pois não ter o controle sobre o que tem que ser pago pode significar um grande perigo para a empresa.
A rotina de Contas a Pagar controla todos os documentos, também chamados por títulos, a serem pagos pela empresa. Estes títulos podem ser Duplicatas, Cheques, Notas Promissórias, Adiantamentos, Boletos, Notas Fiscais, etc.
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Inclusão
A inclusão de um título na carteira a pagar pode ser automática, caso Compras e/ou de Estoque/Custos estejam integrados ao Financeiro, a partir das notas fiscais de entrada na rotina 220 – Entrada de NF de Produtos/Serviços, ou ainda manual, incluindo-se os títulos individualmente, via digitação na rotina 420 – Contas a Pagar. Veremos abaixo como realizar o cadastro Manual.
Na rotina 420 clique em Novo para incluir e preencha as informações solicitadas.
- A Natureza de Despesa deve indicar o tipo de despesa que está sendo cadastrada.
Ao clicar em Avançar você será direcionado para a aba Aplicação/Rateio aonde é possível informar rateios por Centro de Resultados, veículo em Percentual ou Valor em reais.
É possível também incluir Anexos.
Em seguida clique em Concluir.
Após o cadastro das contas a pagar a gestão dessas contas continua pela rotina 420, lá é possível Editar, Duplicar, Cancelar, Baixar e ainda realizar algumas alterações mesmo após os títulos baixados.
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Editar
Havendo necessidade de Editar uma conta para atualizar ou corrigir informações cadastradas, clique com o botão direito sobre o registro e vá em Editar, faça as alterações necessárias e salve.
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Duplicar
O processo de Duplicar é usado por exemplo para cadastrar “em lote” os salários dos colaboradores para o ano todo ou dividir uma conta cadastrada em parcelas. Clicando na opção Duplicar será aberta a tela da ação, na aba Simular preencha os parâmetros e clique em Duplicar.
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Cancelar
Para Cancelar, selecione a opção clicando com o botão direito no registro, informe o motivo do cancelamento e confirme.
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Alterar
Nas opções de Alteração é possível ainda:
- Prorrogar Duplicata, basta informar o novo vencimento e os Juros se houverem.
- Alterar a Natureza de Despesa, essa opção serve para corrigir lançamentos já baixados sem a necessidade de estornar a parcela
- Alterar Caixa de Previsão de baixa selecionando o novo Caixa.
Quanto ao pagamento existem dois tipo de baixa de títulos:
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Baixa Simples
Para realizar a baixa de um título pago, clique com o botão direito do mouse sobre o registro e selecione a opção ‘Baixa Simples’, será aberta a tela com as informações da Baixa.
Preencha as informações referentes ao recebimento como Forma de Pagamento, Conta Corrente, Taxas, Multa, Juros e Data de pagamento. Ao preencher o campo ‘Desconto’ o sistema atualiza automaticamente o campo ‘Valor’ e clicando na seta sinalizada na imagem acima o ‘Valor pago’ é atualizado com o Valor.
OBS.: Se o Valor pago for menor que Valor do título, o sistema automaticamente gera outra parcela com o valor restante.
No caso do recebimento em valor integral o título é baixado integralmente.
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Baixa por Forma de Pagamento
Para realizar a baixa por forma de pagamento, clique com o botão direito do mouse sobre o registro e vá a “Baixa por Forma de Pagamento”.
Na aba ‘Contas a pagar’ selecione a parcela e clique em ‘Resumo’ e realize o recebimento de acordo com a forma de pagamento do cliente.
- Dinheiro: Informe o valor pago e clique em Confirmar.
- Cartão: Informe o tipo de pagamento (Debito/Credito), a Administradora do Cartão, o valor recebido, o Código Verificador do pagamento em seguida clique em Adicionar e Confirme.
- Cheque: Preencha atentamente as informações do cheque recebido, vencimento e valor. Clique em Adicionar e Confirme.
Se necessário é possível realizar o estorno de um título baixado, para isso clique com o botão direito do mouse sobre o registro já baixado e selecione a opção ‘Estornar’.
O título voltara para a situação anterior ‘Vencido’ ou ‘A vencer’.